Approches de la facilitation pour les décideurs politiques de l’adaptation

Comme indiqué dans la Section 2, les Forums de discussion autour de sujets ciblés ont adopté toute une série d’approches pour chacun des trois piliers d’interaction du Réseau mondial de PNA : technique, relationnelle et réflexive. En voici quelques-unes que nous avons trouvées efficaces.

Approche : Présentations d’experts

Type d’interaction : TECHNIQUE

Aperçu : Présentations où une personne parle et les autres l’écoutent ; en général avec l’appui de diapositives PowerPoint.

Temps requis : 10-15 minutes par présentation, suivies de 5-10 minutes de questions-réponses. Jusqu’à 60 minutes pour des activités de suivi.

Pourquoi utiliser cette approche :

Les présentations d’experts sont des éléments incontournables des grands événements. La présence d’intervenants de renom peut permettre d’attirer des participants sur votre événement. Ces présentations sont utiles pour partager des pensées et des connaissances théoriques, ainsi que des expériences concrètes et des études de cas. Utilisées à bon escient, ces présentations peuvent constituer un point de départ intéressant pour des discussions ultérieures.

Comment cette approche a-t-elle été utilisée dans les Forums de discussion autour de sujets ciblés :

Dans le cadre des Forums de discussion autour de sujets ciblés, les présentations techniques d’experts nous permettent de cadrer et de présenter les sujets clés, de partager de nouveaux concepts et idées et de présenter aux participants les dernières réflexions sur un sujet donné. Voici quelques exemples de sujets que nous avons traités par le biais de présentations d’experts : le financement des processus de PNA, l’accès aux financements via le Fonds vert pour le climat et l’élaboration d’indicateurs pour le suivi et l’évaluation des processus de PNA. De manière générale, nous combinons des présentations théoriques avec des études de cas plus pratiques basées sur les expériences des pays pour permettre aux participants de comprendre la pertinence des concepts techniques. Les présentations sont toujours suivies d’activités de groupe conçues en collaboration avec les intervenants. Ces activités visent à aider les participants à expérimenter et à mettre en pratique les idées dont ils viennent de prendre connaissance et constituent une composante essentielle du processus d’apprentissage pour les professionnels.

Comment utiliser cette approche :

  • Consultez les participants à l’avance pour connaître le type d’apports techniques qui les intéressent. Ne basez pas ces choix uniquement sur le genre d’expertise le plus facilement disponible.
  • Limitez la durée des présentations à 10-15 minutes et prévoyez du temps pour des questions.
  • Travaillez avec les intervenants avant l’événement de façon à vous assurer que la durée, la pertinence et le style des interventions sont adaptés. Une présentation construite pour des experts ne servira en rien des personnes abordant un concept pour la première fois. De nombreux guides pour faire de bonnes présentations sont disponibles en ligne.
  • Pour tirer le meilleur parti de ces présentations, laissez aux participants du temps pour discuter, mettre en pratique et contextualiser ce qu’ils ont entendu, que ce soit par le biais de groupes de discussion ou d’une activité structurée à l’issue de la présentation. Si vous ne parvenez pas à trouver une application pratique aux informations fournies par une présentation technique, posez-vous la question de la pertinence et de l’utilité de cette présentation pour votre événement.

Trucs et astuces :

  • Faites un usage modéré des présentations dans le programme global de l’événement, et équilibrez-les avec d’autres activités.
  • Évitez de programmer des présentations juste après la pause déjeuner.
  • Aidez les intervenants à respecter leur temps de parole en leur montrant des pancartes (2 minutes / 1 minute / Terminez votre intervention s’il vous plaît). Prévenez les intervenants que vous allez utiliser ces pancartes et n’oubliez pas de sourire lorsque vous les leur présentez !
  • À l’issue des présentations, et avant la séance de questions-réponses, demandez aux participants d’échanger très brièvement avec la personne qui se trouve à côté d’eux (c’est ce qu’on appelle « bourdonner »). Cela peut aider les participants à réfléchir aux questions qui sont les plus pertinentes pour eux.
  • Lorsque vous invitez les participants à poser des questions, commencez par donner la parole à une femme. Les études montrent que les autres femmes seront plus enclines à poser des questions si c’est une femme qui a posé la première question.

Autres ressources (en anglais) :

Conférences TED : une sélection de conférences concrètes, accessibles et intéressantes pour apprendre à faire de bonnes présentations https://www.ted.com/playlists/574/how_to_make_a_great_presentation

Guide pour apprendre à travailler avec PowerPoint http://www.ncsl.org/legislators-staff/legislative-staff/legislative-staff-coordinating-committee/tips-for-making-effective-powerpoint-presentations.aspx

Des participants co-construisent une chronologie en indiquant les étapes-clés et les réalisations accomplies depuis leur dernière réunion.

Approche : Calendrier participatif

Type d’interaction : RELATIONNELLE et RÉFLEXIVE

Aperçu : Activité participative dans laquelle des personnes travaillent individuellement pour créer collectivement une chronologie d’événements (rétrospective ou prospective).

Temps requis : Entre 30 et 60 minutes

Pourquoi utiliser cette approche :

Cette approche est très souple et peut être utilisée à des fins diverses, dont : le partage d’information entre des participants de différentes organisations sur des activités et des événements importants passés, la célébration d’une réalisation effectuée, l’analyse critique d’un processus ou l’identification d’étapes ou de processus importants pour le futur.

Il s’agit d’une activité relativement facile à mettre en œuvre, qui suscite généralement un sentiment positif chez les participants. Habituellement, les personnes se sentent suffisamment à l’aise pour y participer, y compris celles qui préfèrent ne pas s’exprimer en grands groupes.

Comment cette approche a-t-elle été utilisée dans les Forums de discussion autour de sujets ciblés :

Nous avons utilisé cette approche assez tôt dans l’ordre du jour de quasiment tous les Forums de discussion autour de sujets ciblés, afin de permettre aux pays de se tenir mutuellement informés des principaux progrès accomplis dans les processus de PNA depuis la réunion précédente. Elle a également contribué à fournir un contexte pour les discussions qui doivent suivre. Enfin, nous avons utilisé cette approche pour faire le point sur les mesures que chaque pays prévoyait de prendre à l’issue de l’événement, comme un moyen de s’engager à poursuivre l’action et la collaboration.

Comment utiliser cette approche :

La taille du groupe détermine la manière dont cet exercice est mené. Nous avons appliqué le processus suivant à des groupes de 20 à 30 personnes.

Étapes :

  • Créez un calendrier sur de grandes feuilles de tableau mobile (2 feuilles en hauteur et 3 ou 4 feuilles en longueur) placez-le sur le mur en indiquant les mois depuis le dernier Forum de discussion autour de sujets ciblés (ou autre événement pertinent) jusqu’à maintenant. Vous pouvez aussi créer un calendrier en utilisant du ruban adhésif repositionnable.
  • Donnez à chaque participant trois post-its et proposez-leur une ou plusieurs questions d’orientation. Par exemple, nous avons demandé aux participants d’identifier les principales étapes franchies dans leur processus national d’adaptation au changement climatique ou leur processus de PNA depuis le dernier Forum de discussion autour de sujets ciblés. Expliquez aux participants qu’ils doivent écrire une étape par post-it.
  • Une fois qu’ils ont rédigé leurs post-its, les participants les placent sur le calendrier, sur le mois correspondant. En petits groupes, chaque participant peut décrire ce qui est écrit sur son post-it au moment où il l’affiche – alors que cela peut prendre beaucoup de temps en grands groupes. Demandez aux participants de se réunir autour du calendrier de manière à ce que tous puissent voir ce que les autres ont ajouté. Utilisez le calendrier pour inciter les participants à poser des questions aux autres et à partager leurs réflexions.
  • Le facilitateur peut relever des tendances (par exemple : « il s’est passé beaucoup de choses en mars ! ») ou poser des questions sur des post-its particulièrement intéressants. Il peut également inviter les participants à réfléchir en demandant par exemple « Sur quels événements aimeriez-vous en savoir plus ? »

Trucs et astuces :

  • Précisez clairement de quels calendriers et événements vous parlez.
  • Montrez à quoi doit ressembler un post-it correctement rédigé (une idée, clairement exprimée, rédigée lisiblement) et assurez-vous que les participants disposent de feutres suffisamment fins pour écrire sur les post-its.
  • Demandez aux participants d’écrire le nom de leur pays/ministère/secteur sur chaque post-it, de manière à obtenir une vision claire des différences/similitudes qui existent entre les différents groupes.
  • N’hésitez pas à saluer les progrès accomplis par des applaudissements.

Autres ressources (en anglais) :

Il existe une version de ce processus intitulée « River of life » qui invite les participants à dessiner plutôt qu’à écrire les principaux événements de leur histoire personnelle/professionnelle/de projet le long d’une rivière. Cela peut être fait individuellement ou collectivement. Pour plus d’informations, consultez : http://www.kstoolkit.org/river_of_life

Approche : Le marché des connaissances

Type d’interaction : TECHNIQUE et RELATIONNELLE

Aperçu : Dans un espace organisé de manière informelle, un sous-ensemble de participants installe des stands pour présenter leurs projets ou leurs initiatives, souvent par le biais d’affiches, de documents photocopiés ou d’autres supports visuels. Les autres participants se déplacent d’un stand à l’autre, discutant avec les exposants, collectant des informations et des ressources et prenant des notes sur ce qui les intéresse.

Temps requis : 1h à 1h30

Pourquoi utiliser cette approche :

Cette approche permet aux participants de présenter leur travail et de partager leurs expériences. Il s’agit par ailleurs d’une alternative plus engageante par rapport à une longue série de présentations. Les interactions informelles entre les participants autour d’un sujet ou d’un stand en particulier favorisent l’apprentissage par les pairs. Davantage de personnes sont en mesure de poser des questions que dans le cadre d’une séance plénière classique.

Comment cette approche a-t-elle été utilisée dans les Forums de discussion autour de sujets ciblés :

Nous avons organisé un marché pendant le Forum de discussion autour de sujets ciblés organisé sur le thème de la communication des PNA, au sein duquel six pays ont présenté et discuté de leurs initiatives de communication. Le marché a illustré la diversité des approches possibles de communication et inspiré ceux qui n’avaient pas encore commencé à communiquer. Ce fut une session engageante animée, qui a suscité de nombreuses discussions. Nous avons organisé cette session au début de l’événement de manière à stimuler la réflexion des participants et à leur donner l’occasion d’interagir.

Comment utiliser cette approche :

Pour organiser un marché, il est indispensable e s’y prendre à l’avance. Commencez un mois avant l’événement en expliquant cette approche aux participants et en demandant des volontaires pour tenir les stands. En expliquant les bénéfices d’une telle implication (présentation des pratiques nationales, retour de commentaires sur les initiatives menées), vous pouvez assurer une bonne participation. Une autre méthode consiste à sélectionner des cas de réussites que vous souhaitez mettre en avant, mais cette démarche est moins démocratique. Une combinaison d’appel à volontaires et d’invitations sélectives est probablement la meilleure méthode. Encouragez les participants à amener des supports visuels (affiches, brochures, supports vidéo, etc.), cela rend l’événement beaucoup plus dynamique. Pensez à recenser les exigences des exposants pour leurs stands (tableaux d’affichage, matériel de projection, etc.) de manière à connaître leurs besoins bien à l’avance.

Vérifiez que le lieu prévu pour l’événement dispose d’un espace suffisant pour que les stands ne soient pas trop serrés et que les gens puissent circuler facilement entre les exposants. Si la météo et les conditions d’affichage le permettent, le marché peut être installé dehors. Demandez aux participants de monter les stands pendant une pause café ou une pause déjeuner.

Répartissez le reste des participants en un nombre de groupes égal au nombre de stands. Chaque groupe peut passer d’un stand à l’autre, en restant environ 10 minutes sur chaque stand.

Invitez les exposants à présenter brièvement leur projet ou leur initiative à chaque groupe et demandez aux groupes de poser des questions. À la fin, demandez aux exposants et aux participants de faire part de leurs réflexions, que ce soit dans le cadre d’un échange rapide et informel ou d’une discussion plus structurée.

Trucs et astuces :

  • Les marchés se veulent informels, nécessitant peu de facilitation. Ne vous inquiétez pas trop si les gens se séparent de leur groupe d’origine, tant que les groupes ne deviennent pas trop importants.
  • Vous pouvez utiliser une cloche, un gong ou tout autre instrument sonore pour signaler aux gens qu’ils doivent se déplacer sur le prochain stand.
  • Les exposants peuvent vraisemblablement accueillir jusqu’à six groupes sans être submergés. Si vous avez davantage de stands, vous pouvez opter pour une déambulation libre en laissant les participants choisir les stands qu’ils souhaitent visiter et décider du temps qu’ils y passent.
  • Si le taux de participation au marché est très élevé (disons entre un tiers et la moitié des participants), vous pouvez envisager d’organiser deux sessions de marché.

Autres ressources :

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture a organisé des Foires aux savoirs sur ce modèle de marché, déployé à plus grande échelle que ce qui est décrit ici. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter leur fiche de bonne pratique Comment organiser une foire aux savoirs : http://www.fao.org/3/a-aq228e.pdf

Le blog suivant décrit (en anglais) la manière dont une grande entreprise a utilisé cette approche pour encourager ses employés à devenir des « fournisseurs d’idées » : http://aboveandbeyondkm.com/2018/04/create-a-knowledge-marketplace.html

Approche : La clinique des connaissances

Type d’interaction : RELATIONNELLE et TECHNIQUE

Aperçu : Processus d’apprentissage par les pairs dans lequel un participant joue le rôle d’un « patient » qui expose son problème à un groupe pouvant comporter jusqu’à 10 « médecins ». Ce groupe fournit alors au patient des conseils et des idées pour résoudre son problème.

Temps requis : 1h à 1h30

Pourquoi utiliser cette approche :

Cette approche crée un espace où les participants sont reconnus comme étant les « experts » dans la salle, par opposition aux hôtes ou aux experts techniques intervenants. L’utilisation de problèmes réels rend la discussion très pratique et concrète. Tout le monde aime donner des conseils et cette approche aide les gens à identifier ce qu’ils savent et qui peut être utile. Le « patient » obtient des conseils spécifiques, mais les autres participants tirent également des enseignements de leurs expériences respectives. Les cliniques des connaissances permettent aussi de construire un sentiment d’appartenance au sein du groupe et démontrent l’importance de l’apprentissage par les pairs. Cette méthode requiert une facilitation minutieuse pour permettre son bon déroulement, mais peut vraiment en valoir la peine !

Comment cette approche a-t-elle été utilisée dans les Forums de discussion autour de sujets ciblés :

Les cliniques des connaissances sont une composante très appréciée de tous les Forums de discussion autour de sujets ciblés. Ceci dit, lorsque nous avons demandé des volontaires pour soumettre leurs problèmes et jouer le rôle des patients, ils ont rarement été suffisamment nombreux pour créer une véritable clinique des connaissances. Par conséquent, nous avons généralement adopté une démarche plus informelle qui consiste à repérer les personnes qui soulèvent des défis intéressants et pertinents pendant l’atelier, puis à les approcher pendant une pause pour leur demander de bien vouloir jouer le rôle des patients dans la clinique des connaissances. Les cliniques des connaissances ont ainsi permis d’aborder les sujets suivants : les stratégies de collaboration avec les partenaires financiers, l’optimisation des dispositifs institutionnels des PNA, etc.

Comment utiliser cette approche :

Il y a trois rôles à jouer dans une clinique des connaissances :

  • Les patients : ils soumettent un problème réel auquel ils sont confrontés et demandent conseil.
  • Les médecins (ou conseillers) : ils s’appuient sur leurs propres expériences pour donner des conseils aux patients.
  • Les facilitateurs : ils travaillent avec les patients pour les aider à clarifier et formuler le problème rencontré, accompagnent la discussion et prennent des notes.

Étapes :

  • Identifiez au moins deux ou trois patients (l’idéal étant d’avoir 5 à 10 médecins par patient) et un nombre égal de facilitateurs.
  • Le facilitateur et le patient doivent se rencontrer avant la clinique des connaissances. Le facilitateur explique le but et le processus de la clinique et demande au patient d’exposer son problème. Le problème doit être concis et spécifique, de façon à ce que les médecins aient une vision claire de la situation. Si le problème est trop global ou trop général, encouragez le patient à réfléchir à comment il pourrait être resserré ou recentré. Le facilitateur aide le patient à synthétiser son problème en 2-3 points clés qui sont écrits sur un tableau mobile.
  • Dans la salle, allouez un tableau mobile à chaque patient et disposez autour des chaises en demi-cercle ou une table autour de laquelle ils peuvent se rassembler.
  • Au début de la clinique des connaissances, le patient soumet son problème ou sa difficulté aux médecins. Cela ne doit pas prendre plus de cinq minutes.
  • Prenez cinq minutes supplémentaires pour les questions de clarification qui peuvent aider à mieux cerner le problème. Encouragez les médecins à poser des questions courtes et à ne pas donner de conseils au patient tant que toutes les questions de clarification n’ont pas été posées.
  • Une fois que le patient a répondu à toutes ces questions, lancez la discussion en demandant des conseils. Le facilitateur contribue à faire avancer la discussion et note les points clés sur un tableau mobile.
  • À ce stade, le patient doit surtout écouter la discussion. Le facilitateur doit veiller à ce que patient ne réponde pas encore à des points spécifiques.
  • Au bout de 10 à 15 minutes (selon le nombre de médecins), le facilitateur annonce la fin du premier tour et clôt la discussion. Le facilitateur et le patient remercient les médecins pour leurs conseils et se déplacent avec leur tableau mobile vers un autre groupe, pour le deuxième tour.
  • Pendant le deuxième tour, le patient expose à nouveau son problème ou sa difficulté et le facilitateur récapitule les points clés énoncés par les médecins du tour précédent. Cela évite au patient de recevoir plusieurs fois les mêmes conseils. Le reste du processus se déroule comme au premier tour.
  • Après deux tours, revenez en plénière et invitez les participants à réfléchir à cette expérience et à identifier les idées qu’ils ont l’intention de mettre en œuvre.
  • Demandez aux patients de documenter les conseils reçus.

Trucs et astuces :

  • Les avis et les suggestions que reçoivent les patients sont généralement plus concrets si le problème est très spécifique.
  • Indiquez aux patients qu’ils n’ont pas besoin de répondre aux commentaires et suggestions. En particulier, ils ne doivent pas répondre en disant « nous avons déjà essayé et cela n’a pas fonctionné » ou « cela ne pourrait pas marcher parce que... ». Cela fait perdre du temps pour des suggestions qui pourraient s’avérer utiles.
  • Expliquez aux participants que leurs idées doivent être positives, respectueuses et constructives et intervenez si des personnes commencent à être négatives.
  • Les facilitateurs doivent s’assurer que tous les médecins qui le souhaitent ont la possibilité de s’exprimer. Essayez d’éviter qu’une personne donne trop longuement son avis, empêchant les autres de parler.
  • La gestion du temps est un paramètre essentiel de la clinique des connaissances, sinon le déplacement des patients entre les tours ne peut pas fonctionner. Pensez à désigner un maître du temps qui veillera à ce que tous les groupes respectent le temps imparti.

Autres ressources (en anglais) :

Troika Consulting est une autre version de cette approche, légèrement simplifiée, dans laquelle trois personnes travaillent ensemble et apportent des conseils sur des défis rencontrés. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site : http://www.liberatingstructures.com/8-troika-consulting/

Peer Assist est encore une autre version, plus formelle, dans laquelle les participants sont choisis sur la base de leur expérience. Cette méthode est parfois utilisée au sein des organisations pour éclairer la conception de nouveaux projets. Pour plus d’informations, veuillez lire la fiche : http://www.fao.org/elearning/course/FK/en/pdf/trainerresources/PG_PeerAssist.pdf

Un participant expose ses difficultés à ses pairs pendant une clinique des connaissances.

Approche : Définition et résolution collective deproblèmes

Type d’interaction : RELATIONNELLE et TECHNIQUE

Aperçu : Approche collective visant à identifier les préoccupations prioritaires au sujet d’un problème particulier et les approches qui peuvent être utilisées pour y répondre.

Temps requis : 1h à 1h30

Pourquoi utiliser cette approche :

À l’instar des cliniques des connaissances, cet exercice est également axé sur un problème, mais ici, les problèmes clés sont identifiés collectivement et non pas à partir de l’expérience d’une seule personne. Cet exercice peut servir à identifier les grandes préoccupations des participants au sujet d’un problème en particulier (par ex. l’accès aux financements pour le climat), puis à encourager le partage d’expertise et d’expériences.

Comment cette approche a-t-elle été utilisée dans les Forums de discussion autour de sujets ciblés :

En général, cette approche a été utilisée dans les Forums de discussion autour de sujets ciblés pour donner suite à une présentation technique, comme un moyen permettant de passer d’une compréhension technique générale à des discussions axées sur des domaines intéressant particulièrement les participants. Elle a également permis de recueillir des exemples précis de mesures prises par les pays pour relever des défis importants. Nous avons alors pu donner suite à des discussions plus approfondies sur ces expériences dans d’autres parties du Forum de discussion autour de sujets ciblés.

Comment utiliser cette approche :

  • La première étape consiste à identifier un problème suffisamment spécifique et pertinent pour tous les participants ou presque. Si le problème est trop général, il ne pourra pas y avoir de consensus sur les priorités. À l’inverse, s’il est trop spécifique (par ex. utiliser un outil en particulier ou travailler avec un groupe donné de parties prenantes), de nombreuses personnes ne pourront pas participer à l’exercice.
  • Une fois le problème présenté, les participants prennent deux minutes pour écrire leurs principales difficultés par rapport à ce problème, en gros caractères sur un post-it ou une carte (cinq minutes pour l’explication et ce travail d’écriture).
  • Invitez les participants à évoquer une seule difficulté à la fois, que ce soit en affichant leur post-it sur un tableau mobile ou simplement en le lisant à voix haute. Le facilitateur regroupe les difficultés qui sont identiques (ou très similaires) et affiche la liste des problèmes cités par les participants à l’entrée de la salle.
  • Choisissez 3 à 5 difficultés qui seront étudiées de manière plus approfondie. En règle générale, quelques difficultés apparaissent immédiatement comme se posant à beaucoup de personnes. Si le consensus est moins évident, invitez les participants à voter pour les difficultés prioritaires en collant une gommette ou en traçant une croix à côté de leurs deux premiers choix. Retenez les difficultés qui ont reçu le plus de votes.
  • Écrivez chaque difficulté en haut d’un tableau mobile que vous placez dans un coin de la salle en disposant plusieurs chaises autour. Répartissez les participants en un nombre de groupes égal au nombre de difficultés (entre trois et cinq) et installez chaque groupe autour d’un tableau mobile. Un membre de l’équipe de facilitation « anime » la conversation autour de chaque difficulté. Les participants passent 20 minutes à débattre des points suivants :
    • Pourquoi cette difficulté est-elle particulièrement importante ? Quelles expériences avons-nous eues en la matière ?
    • Quelles stratégies avons-nous utilisées pour résoudre cette difficulté ? Quelle a été leur efficacité ?
    • Quelles recommandations pourrions-nous faire à d’autres personnes confrontées à la même difficulté ?
  • Au bout de 20 minutes, les groupes passent à la difficulté suivante, tandis que les facilitateurs qui encadrent les discussions restent auprès du tableau mobile qui leur a été assigné. Les animateurs prennent quelques minutes pour récapituler les discussions précédentes au nouveau groupe et ce groupe repart de ce qui a déjà été dit. Vous pouvez proposer autant de rotations que le temps le permet, ou jusqu’à ce que l’ensemble des participants aient abordé toutes les difficultés.
  • Pour finir, les participants reviennent en plénière et les facilitateurs résument ce qui a été dit pour chaque difficulté. Cette synthèse peut être écrite en tant que ressource pour les participants.

Trucs et astuces :

  • Selon la taille des groupes, les participants peuvent souhaiter étudier les difficultés sans la présence d’un facilitateur.
  • Il est important de se concentrer sur des exemples spécifiques afin d’éviter de conclure par des déclarations vagues sur les difficultés rencontrées.
  • Conservez une trace des participants/pays spécifiques d’où les expériences sont tirées. Cela peut permettre aux autres de mener un suivi auprès de ces participants ou permettre de recueillir davantage d’informations sur ces cas pour les transmettre après l’événement.

Autres ressources (en anglais) :

Cette approche est une version simplifiée de la méthode bien connue de World Café, décrite ici : http://www.theworldcafe.com/wp-content/uploads/2015/07/Cafe-To-Go-Revised.pdf

Les participants partagent leurs réflexions sur le forum.

Activité : Réflexion structurée

Type d’interaction : RÉFLEXIVE

Aperçu : Exercices structurés basés sur des questions qui favorisent la réflexion et la planification d’actions. Les participants travaillent ces questions pendant l’atelier et consignent leurs réponses.

Temps requis : Entre 30 et 60 minutes

Pourquoi utiliser cette approche :

Pour faciliter une réflexion active sur ce que les participants ont appris tout au long de l’atelier et sur la manière dont ces enseignements peuvent s’appliquer à leurs contextes respectifs. La réflexion structurée peut aider à identifier les mesures à prendre après l’atelier et permet d’aboutir à une restitution concrète que les participants peuvent emporter avec eux à l’issue de l’atelier, un peu comme un rapport.

Comment cette approche a-t-elle été utilisée dans les Forums de discussion autour de sujets ciblés :

Dans le cadre des Forums de discussion autour de sujets ciblés, nous allouons du temps chaque jour à la réflexion structurée en utilisant deux approches différentes : les cahiers pratiques et les auto-évaluations. Toutes deux ont été développées dans le but d’encourager la discussion et les débats autour de la façon dont les enseignements tirés des Forums de discussion autour de sujets ciblés peuvent être appliqués aux contextes nationaux. Les cahiers pratiques sont basés sur le contenu de l’atelier, tandis que les outils d’auto-évaluation sont davantage axés sur l’évaluation du contexte des pays des participants.

Les exercices de cahiers pratiques et d’auto-évaluation sont réalisés en petits groupes composés de représentants d’un pays donné. Ces représentants étant souvent issus de ministères différents, cet exercice leur offre une occasion unique de débattre ensemble de ces sujets. Les groupes sont appuyés par un membre de l’équipe de facilitation. De nombreux groupes choisissent d’utiliser les cahiers pratiques sous format électronique, en consignant les discussions dans leur cahier pratique sur ordinateur. Nous demandons à recevoir une copie des documents électroniques et nous proposons de taper sur ordinateur les cahiers pratiques manuscrits. De cette manière, le Réseau mondial de PNA est informé de ce qui est planifié et peut prévoir de fournir un soutien pour le suivi des actions.

Comment utiliser cette approche :

  • Avant l’atelier, préparez un ensemble de questions liées au contenu de l’atelier. La plupart des questions doivent être ouvertes. Il peut être utile d’élaborer les questions en collaboration avec des experts techniques et de les tester auprès d’autres. Imprimez les cahiers pratiques en laissant de la place pour répondre aux questions.
  • Réunissez les participants en petits groupes avec leurs collègues. Si un participant est le seul représentant de son pays ou de son organisation, demandez-lui s’il préfère être associé à d’autres participants ou travailler seul.
  • Les facilitateurs travaillent avec tous les groupes pour encourager les discussions autour des questions.
  • Prévoyez du temps pour aborder ces questions à la fin de chaque journée ou section de l’ordre du jour. Dans le cas d’ateliers plus longs, prévoyez plusieurs sessions de réflexion et traitez plusieurs questions à la fois.
  • Insistez sur le fait que les cahiers pratiques ne sont pas un test, mais plutôt une manière de penser aux implications de ce qui a été discuté dans la journée. Il n’existe pas de « bonnes » réponses.

Trucs et astuces :

  • Les dynamiques de pouvoir dans certaines équipes impliquent le risque de voir la personne la plus haut placée répondre aux questions de façon unilatérale pendant que les autres s’assoient et l’écoutent en silence. Les facilitateurs peuvent contrebalancer cela en posant des questions aux autres participants.
  • Si certains groupes et individus ne souhaitent pas compléter le cahier pratique, respectez leur décision. Expliquez pourquoi la réflexion est importante et invitez-les à réfléchir par une méthode qui leur convient.
  • Prévoyez un exercice actif à l’issue du temps passé sur le cahier pratique pour réunir l’ensemble du groupe.

Autres ressources (en anglais) :

Méthodes de réflexion de l’Université de Wageningen : Ce guide pratique propose une méthodologie pour élaborer un plan d’action personnelle permettant de progresser dans la facilitation d’événements. Voir notamment p. 109 : http://www.mspguide.org/sites/default/files/tool/reflection_methods_january_2018_web_0.pdf