Principes fondamentaux de la facilitation

 

La plupart d’entre nous conviendront que les événements réussis présentent plusieurs caractéristiques communes : ils sont bien organisés, poursuivent un objectif clair, permettent aux participants d’établir des rapports constructifs les uns avec les autres et fournissent des idées qu’il est possible d’utiliser par la suite. Il est rare que le visionnement trois jours durant d’une série interminable de présentations PowerPoint corresponde à cette description ! Il n’existe pas de modèle préconçu pour mettre en place des événements qui répondent à toutes ces caractéristiques : chaque événement est différent. Nous savons néanmoins qu’une planification minutieuse peut s’avérer très utile pour éviter d’organiser un événement qui ne parviendrait pas à mobiliser et à motiver ses participants. La présente section décrit les aspects clés à prendre en compte lors de la planification d’un événement et propose des liens vers des ressources utiles.

1. L’objectif : qu’essayez-vous d’accomplir ?

Pourquoi organisez-vous un événement et que souhaitez-vous qu’il se passe ensuite ? Êtes-vous sûr que la tenue d’un événement est le meilleur moyen d’atteindre votre objectif ? La définition d’un objectif clair est certainement la base la plus importante pour toutes les autres décisions concernant votre événement. Au cours de la planification de votre événement, il vous faudra peut-être revoir à la baisse vos ambitions ou redéfinir votre objectif en fonction des retours de vos partenaires.

En savoir plus :

le guide Gather propose une série d’outils pour vous aider à définir l’objectif de votre événement : https://www.rockefellerfoundation.org/report/gather-the-art-and-science-of-effective-convening/

2. Le contexte : que se passe-t-il autour de vous ?

Une organisation efficace implique de se tenir au fait de l’évolution du contexte dans lequel vous réunissez des personnes. Les événements politiques, géographiques et sociaux autour de l’événement et de ses participants peuvent être difficiles, voire impossibles à contrôler, mais vous devez en tenir compte. Dans le contexte de la formulation de politiques d’adaptation par exemple, les paysages politiques et financiers changent constamment et offrent donc de nouvelles possibilités aux pays tout en fermant la porte vers d’autres opportunités. Ceci influence certainement les sujets que les parties prenantes souhaitent aborder et pourrait même avoir une incidence sur l’état d’esprit. Il est utile de réfléchir aux facteurs contextuels qui pourraient être significatifs lorsque vous commencez à planifier le processus. Ceci peut être particulièrement difficile lorsque plusieurs événements sont organisés : selon l’évolution du contexte, vous pourriez être amené(e) devoir ajuster votre approche d’un événement à l’autre. De même, si votre événement s’inscrit dans le cadre d’un processus de changement général, comme c’était le cas avec les Forums de discussion autour de sujets ciblés, alors la détermination de la position des participants dans le processus et l’expérience acquise jusque-là seront importantes. Établissez comment votre événement peut s’appuyer sur d’autres événements ou processus pertinents ou les alimente, y compris ceux qui sont organisés par d’autres parties prenantes. Par exemple, l’un des thèmes identifiés lors d’une autre réunion pourrait être développé à l’occasion de votre atelier, ou les participants pourraient présenter les résultats de vos ateliers à un autre événement national ou international.

3. Les participants : quelles sont les personnes qui doivent être présentes pour atteindre cet objectif, et comment leur permettre de tirer parti de votre événement et d’y contribuer efficacement ?

Qui doit être dans la salle pour atteindre l’objectif poursuivi par l’événement ? Une des règles d’or énoncées dans le Guide des partenariats multipartites de l’Université de Wageningen est de « toujours avoir la totalité du système bien représenté dans la négociation, et de toujours viser un haut niveau de diversité » (Brower et al., 2015, p. 18). Cette règle peut ne pas être toujours adaptée ou applicable aux discussions sur le processus de PNA, mais lorsque vous dressez votre liste d’invitations, pensez bien aux personnes qui ne sont pas invitées, autant qu’à celles qui le sont. Les événements les plus gros ne sont pas forcément les plus réussis.

Comment allez-vous permettre aux participants de contribuer à l’événement et d’en tirer profit ? Une fois la liste des participants définie, réfléchissez aux caractéristiques du groupe et à la manière dont ces caractéristiques risquent d’influencer la participation des individus. Les dynamiques de pouvoir doivent absolument être prises en compte – nous aborderons cette question au point suivant. D’autres caractéristiques doivent être prises en considération, notamment le rapport des participants au sujet étudié (des experts de l’adaptation sont-ils présents et y a-t-il des participants qui ignorent tout de ce sujet ?), les langues parlées (faut-il prévoir des services de traduction ?), le niveau de connaissance et de confiance entre les participants et les traits de personnalité (introvertis et extravertis). Avant toute chose, essayez de vous mettre à la place des participants et de réfléchir à ce que pourraient être leurs besoins et leurs souhaits. Encore mieux, si vous avez le temps, demandez-leur !

4. Le pouvoir : quelles sont les dynamiques de pouvoir, qui détient le pouvoir et comment peut-il être partagé ?

Des déséquilibres de pouvoir non résolus peuvent constituer un obstacle à l’identification des meilleures idées et à la collaboration pour les concrétiser. Le pouvoir peut émaner d’organisations hiérarchiques ou de caractéristiques individuelles, telles que le genre, l’origine ethnique ou la situation économique. En tant qu’organisateur, il vous faut garder à l’esprit cette notion de pouvoir et trouver le moyen de le partager plus équitablement pendant l’événement. Par exemple, les séances plénières sont souvent dominées par les personnes les plus influentes, habituées à prendre la parole et à être écoutées. Le travail individuel, en binômes ou en petits groupes peut permettre de contrebalancer les séances plénières en appuyant la participation de personnes moins influentes grâce à des approches moins formelles du partage d’informations, telles que le dessin ou le théâtre. N’oubliez pas que, en tant qu’organisateur de l’événement, vous exercez vous-même un pouvoir en décidant de l’ordre du jour, du lieu de l’événement, de l’ordre des prises de parole, etc. Vous pouvez décider de partager ce pouvoir en établissant l’ordre du jour à plusieurs par exemple et/ou en permettant aux participants d’exprimer leurs propres intérêts !

En savoir plus :

Pour obtenir un ensemble de ressources utiles pour comprendre et utiliser le pouvoir, voire www.powercube.net

5. Le lieu : où allez-vous organiser votre événement ?

L’endroit que vous allez choisir envoie plusieurs signaux aux participants et contribue à donner le ton de votre événement. La solution la plus pragmatique revient probablement à accueillir l’événement dans les locaux de votre organisation. Cependant, en faisant cela, vous pouvez donner l’image que vous cherchez à appuyer un processus ou, à l’inverse, à en garder le contrôle. L’organisation d’un événement dans un hôtel luxueux peut signifier que vous attachez de l’importance au confort de vos participants, mais cela peut également s’avérer intimidant ou difficile d’accès pour certains d’entre eux. D’un point de vue pratique, il est essentiel de disposer d’un lieu confortable et modulable, où les tables et les chaises peuvent être facilement déplacées pour les différentes sessions, avec, dans l’idéal, un espace adapté aux discussions en petits groupes. La lumière naturelle est également un paramètre important !

6. Le processus : quels processus peuvent vous aider à atteindre votre objectif ?

Une fois les éléments ci-dessus pris en compte, il est temps de penser à un processus qui vous permettra d’atteindre votre objectif, conviendra à l’ensemble des participants présents et visera à corriger les déséquilibres de pouvoir. Cela nécessite une réflexion approfondie et peut prendre beaucoup de temps. Ne partez jamais du principe qu’un groupe s’entendra sur un processus à suivre une fois que tout le monde sera dans la salle ! Il peut être utile de faire appel à des facilitateurs (animateurs) professionnels pour concevoir un processus qui réponde aux besoins de chacun, même s’il n’est pas toujours évident ou opportun d’utiliser un tel processus (notamment pour les petits événements). En préparant les sessions individuelles, commencez par envisager l’événement dans son ensemble. Il importe de maintenir une bonne circulation entre les sessions, ainsi qu’une certaine diversité.

Le guide Gather (voir les ressources utiles à la fin du présent guide) décrit six étapes fréquemment utilisées pour organiser des événements participatifs au cours desquels les gens se réunissent pour étudier des défis et élaborer des stratégies pour y faire face (en opposition aux événements de formation ou de partage d’information, par exemple). L’importance accordée à chaque étape du processus de facilitation et la forme qu’elle prendra peuvent varier d’un événement à l’autre. La Figure 2 illustre la manière dont la facilitation peut rassembler des gens autour d’un thème commun, ouvrir l’espace du groupe pour créer de nouvelles idées ou connaissances puis réunir à nouveau les gens autour d’un apprentissage commun et d’actions collectives.

Il existe un vaste panel de processus potentiels que vous pouvez adopter et adapter à votre événement, dont certains sont explorés dans la section suivante. Il est important de tenir compte des attentes et des habitudes des participants susceptibles d’assister à votre événement, mais cela ne signifie pas que vous devez vous y limiter. Bien souvent, amener les participants à rompre avec leurs habitudes est le meilleur moyen de générer de nouveaux modes de pensées. Toutefois, il importe également de se demander si certains processus peuvent mettre mal à l’aise certains participants (par ex. s’ils ont des problèmes de mobilité qui les empêchent d’y participer). Les approches de la facilitation que nous décrivons dans la section suivante ont toutes été testées avec des décideurs politiques nationaux issus d’horizons divers et nous ont permis d’atteindre les objectifs définis par les Forums de discussion autour de sujets ciblés du Réseau mondial de PNA.

Figure 2 : Les étapes de la co-création facilitée des connaissances

Basée sur Gather: The Art and Science of Effective Convening

7. Impact des activités de suivi et d’évaluation : comment pouvez-vous en déterminer le degré de réussite ?

Enfin l’un des aspects les plus souvent ignorés ou sous-utilisés dans le cadre d’une organisation efficace est la conduite d’activités de suivi et d’évaluation (suivi-évaluation) afin d’assurer un suivi des impacts de votre événement à court et à long terme. Quand on pense à des activités de suivi-évaluation d’un événement, on se représente souvent un formulaire de commentaires écrits soumis à la fin de l’événement, mais des activités de suivi-évaluation efficaces peuvent largement dépasser ce cadre. Kirkpatrick (1996) décrit quatre niveaux d’évaluation que l’on peut utiliser dans divers types d’interventions tels que des formations, et que l’on peut également envisager d’employer pour évaluer un événement. Les niveaux, déclinés dans l’ordre croissance de l’impact, comprennent la réaction (que suscite l’événement), l’apprentissage, les changements de comportement et les résultats (c’est-à-dire les résultats ciblés à long terme). Le tableau ci-dessous repose sur ces niveaux et présente un aperçu des activités de suivi-évaluation dans l’ensemble du cycle d’un événement, depuis sa planification préalable jusqu’aux réflexions après l’événement.

Avant l’événement

Établir les références en matière de suivi-évaluation. Celles-ci doivent correspondre aux objectifs de l’événement et poser les questions suivantes : Qu’est-ce que les participants attendent de l’événement ? Quel est leur niveau actuel de connaissances ou de confiance relativement au thème de l’événement ? Parmi les participants, qui connaissentils ou avec qui collaborent-ils déjà  ?

Approches proposées : enquêtes ou entretiens préalables à l’événement.

Pendant l’événement

Déterminer si l’événement se déroule comme prévu, en consultant les participants, les co-organisateurs et les organisateurs au sujet du niveau d’engagement des participants et de leur perception quant à la pertinence du contenu et des discussions. Utilisez ces informations pour apporter certaines corrections au jour le jour.

Approches proposées :  les évaluations rapides peuvent comprendre des résumés en un mot de la journée de la part des participants, des spectres humains (les participants s’alignent dans la salle en s’organisant selon leur sentiment, du plus positif au moins positif), ou des formulaires de commentaires courts, par exemple, « un aspect que j’ai apprécié aujourd’hui ; un aspect qui m’a paru manquer aujourd’hui », etc. Examinez s’il faut apporter des changements au programme suite aux commentaires.

Immédiatement après l’événement

Utilisez des évaluations après l’événement pour recueillir les premières impressions des participants et pour documenter leurs attentes quant à la manière dont l’événement orientera les réflexions et les actions futures. Bien qu’il ne soit pas possible d’évaluer précisément l’impact complet d’événements immédiatement après leur conclusion, il est utile de recenser les premières réactions des participants concernant la pertinence du contenu et des discussions et relativement aux perceptions qu’ont les participants de leur apprentissage. L’apprentissage peut comprendre un changement éventuel de leurs connaissances, de leurs compétences ou de leurs attitude.

Approches proposées : nous recommandons de toujours collecter ces informations pendant que les participants sont encore sur place. Ceci permet d’obtenir un taux de réponse bien plus élevé. Des questionnaires peuvent être utiles, mais dans les cas où les participants sont impliqués dans des actions collectives (un projet ou une organisation, par exemple), il peut être extrêmement utile de demander aux participants d’indiquer les actions de suivi qu’ils envisagent de mener pour maintenir la dynamique après l’événement. Des examens a posteriori sont utiles pour structurer les réflexions des organisateurs et des hôtes immédiatement après l’événement. Documentez ces examens et assurez-vous de les revoir avant votre prochain événement.

Suivi à moyen et long terme

Trop souvent,nous ne prenons pas la peine d’assurer un suivi auprès des participants afin de déterminer s’ils ont été en mesure de s’engager dans les actions qu’ils envisageaient. Il s’agit là d’une étape importante, notamment si les événements font partie d’un processus de changement général, comme nous l’avons décrit dans ce guide. Le fait de revoir les actions envisagées avec les participants 2 à 3 mois après l’événement peut également leur servir de rappel au sujet de leurs projets, qu’ils peuvent parfois perdre de vue dans le cadre de l’ensemble de leurs activités une fois de retour au bureau.

Approches proposées : de courts entretiens de suivi sont parfaits pour reprendre contact avec les participants, discuter des résultats à long terme suite à l’événement et déterminer les types de soutien qui pourraient leur permettre de prendre les mesures qu’ils ont envisagées. De tels entretiens peuvent également fournir des informations utiles sur la manière d’intensifier l’impact d’événements futurs.