Principios básicos de la facilitación

La mayoría de nosotros estaríamos de acuerdo en que los grandes eventos comparten algunas características: están bien organizados, tienen un propósito común, ofrecen la oportunidad de conectarse verdaderamente con otros participantes y engendran ideas que podemos usar en el futuro. Tres días de presentaciones interminables en PowerPoint raras veces encaja con esta descripción. No existe una fórmula para crear eventos que coincidan con todas estas características: cada evento es diferente. Sin embargo, lo que sí sabemos es que la planificación detallada puede ser de gran ayuda para evitar organizar un evento que no logre involucrar y motivar a sus participantes. En esta sección, describimos las áreas principales que debemos tener en cuenta cuando planificamos un evento; además, incluimos enlaces a recursos útiles.

1. Propósito: ¿Qué está tratando de lograr?

¿Por qué lleva a cabo un evento y qué espera que suceda después de él? ¿Está seguro de que organizar un evento es la mejor manera de conseguir su propósito? Definir un propósito claro puede constituir la única base más importante para el resto de las decisiones sobre el evento. A medida que planifica su evento, es posible que deba reducir su nivel de ambición o pulir su propósito en respuesta a los comentarios de otras personas.

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En la guía Gather, encontrará un conjunto de herramientas que lo ayudarán a definir el propósito de su evento: https://www.rockefellerfoundation.org/report/gather-the-art-and-science-of-effective-convening/

2. Contexto: ¿Qué está sucediendo en su entorno?

Para que su reunión sea efectiva, debe estar alerta al contexto cambiante en el cual se reúnen las personas. Es posible que le sea difícil o hasta imposible controlar la situación política, geográfica y social en torno al evento, pero debe tenerla en cuenta. Por ejemplo, en el contexto de la formulación de políticas de adaptación, los panoramas políticos y financieros de un país cambian todo el tiempo, lo que lleva a que aparezcan nuevas oportunidades y desaparezcan otras. Esto puede repercutir en los temas que las personas desean debatir, incluso incide en el clima del salón. Es útil reflexionar sobre qué factores contextuales pueden ser importantes cuando comienza con su proceso de planificación. Esto puede resultar particularmente problemático cuando se organizan diversos eventos: los cambios en el contexto pueden obligarlo a tener que ajustar su enfoque de un contexto a otro. Asimismo, si su evento es parte de un proceso de cambio más amplio, como ocurrió con los FTE, entonces, será importante analizar dónde se encuentran los participantes dentro del proceso y cuál es la experiencia adquirida hasta la fecha. Piense en cómo su evento se puede basar o incluir en otros eventos o procesos relevantes, incluso aquellos organizados por otras partes interesadas. Por ejemplo, se puede desarrollar un tema identificado en otra reunión durante su taller, o los participantes pueden compartir los resultados obtenidos en su taller en otro evento nacional o internacional.

3. Personas: ¿Quiénes deben asistir al evento para alcanzar el propósito? ¿Cómo puede lograr que se beneficien del evento y aporten a él de manera eficaz?

¿Quiénes deben estar presentes en el lugar para lograr el propósito del evento? Una regla que se detalla en la Guía de las MSP: Cómo diseñar y facilitar asociaciones de múltiples partes interesadas, de la Universidad de Wageningen, es "tener todo el sistema representado y apuntar a un alto nivel de diversidad" (Brower y colaboradores, 2015, pág.18). Es posible que esta regla no siempre sea apropiada o práctica para los debates relacionados con el proceso PNAD; sin embargo, cuando prepare una lista de invitados, piense tanto en aquellas personas que no están invitadas como en aquellas que sí lo están. En el caso de los eventos, más grande no siempre es sinónimo de mejor.

¿Cómo puede lograr que los participantes se beneficien del evento y aporten a él? Una vez que haya decidido quiénes concurrirán al evento, piense en las características del grupo y cómo estas características pueden influir en la participación de los asistentes. Tener en cuenta la dinámica de poder es fundamental y se analiza en el siguiente punto. Otras características que debe considerar son la relación de los participantes con el tema (¿algunos son expertos en adaptación y otros desconocen este tema?), los idiomas (¿necesita servicios de traducción?), el nivel de familiaridad y confianza entre los participantes y los rasgos de personalidad, como introversión y extraversión. Sobre todo, intente ponerse en el lugar de sus participantes y piense en lo que podrían necesitar o desear. O mejor aún, ¡pregúnteles con anticipación!

4. Poder: ¿Qué es la dinámica de poder, quién tiene el poder y cómo se puede compartir?

Los desequilibrios de poder no resueltos pueden ser un obstáculo para identificar las mejores ideas y colaborar para llevarlas a cabo. El poder puede proceder de las jerarquías institucionales o de las características individuales, como el género, la raza o la condición económica. Como organizador, es importante que sea consciente del poder y piense en formas de compartirlo de manera más equitativa en el evento. Por ejemplo, las sesiones plenarias, por lo general, están dominadas por los que tienen más poder, dado que están acostumbrados a hablar y ser escuchados. Equilibrar las sesiones plenarias con trabajos individuales, en parejas y grupos pequeños mediante el empleo de enfoques de intercambio menos formales, como el dibujo o el teatro, puede estimular la participación de quienes tienen menos poder. Recuerde que, cuando organiza el evento, está ejerciendo poder al decidir qué se debería incluir en la agenda, dónde se llevará a cabo el evento, quién hablará en primer lugar, etc. Evalúe si puede compartir este poder, por ejemplo, al preparar la agenda con otras personas o dejar margen para que los participantes identifiquen sus intereses.

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Para acceder a una variedad de recursos sobre cómo comprender y trabajar con el poder, visite www.powercube.net

5. Lugar: ¿Dónde celebrará el evento?

El lugar elegido transmite muchos mensajes a sus participantes y contribuye al tono del evento. Celebrar un evento en su organización puede ser práctico; sin embargo, también puede significar que está intentando apoyar o, por el contrario, mantener el control sobre un proceso. Llevar a cabo un evento en un hotel lujoso puede significar que valora la comodidad de sus participantes, pero puede ser intimidatorio o demasiado costoso para algunos participantes. En términos prácticos, es importante contar con un lugar cómodo y flexible en el que las sillas y las mesas se puedan acomodar para diferentes sesiones; de ser ideal, con espacio para los debates paralelos. La luz natural también es importante.

6. Proceso: ¿Qué procesos lo ayudarán a lograr su propósito?

Una vez que haya considerado estas áreas, es momento de pensar en un proceso que cumpla con el propósito, se adapte a todas las personas en el salón y apunte a solucionar los desequilibrios de poder. Este punto se debe analizar de manera detenida y puede llevar tiempo hacerlo bien. Nunca asuma que un grupo simplemente estará de acuerdo en seguir un proceso tan pronto esté en el salón. Los facilitadores profesionales pueden ayudar a diseñar un proceso que satisfaga las necesidades de todos, pero no siempre es práctico o factible utilizar uno (por ejemplo, en el caso de los pequeños eventos). Cuando piense en las sesiones individuales, primero considere el evento en su totalidad. Debe haber una buena relación y variedad entre las sesiones.

La guía Gather (consulte los recursos al final de esta guía) detalla las seis etapas que se suelen emplear en los eventos participativos donde las personas se reúnen para estudiar los desafíos y crear estrategias para hacerles frente (a diferencia, por ejemplo, de los eventos de capacitación o intercambio de información). El énfasis puesto en cada etapa del proceso de facilitación, y la forma que adopte, variará de un evento al otro. En la figura 2 (a continuación), se ilustra cómo la facilitación puede reunir a las personas en torno a un tema común, abrir el espacio grupal para generar nuevas ideas o conocimientos y volver a reunir a las personas para concordar en las medidas colectivas y de aprendizaje compartido.

Existe una gran cantidad de posibles procesos que puede adoptar y adaptar para su evento. Algunos de ellos, se analizan en la siguiente sección. Es importante tener en cuenta las expectativas y los hábitos de los participantes que espera que asistan, pero esto no significa que se deba limitar a estos hábitos. A menudo, romper con los hábitos de los participantes es una de las mejores maneras de crear nuevas formas de pensar. Sin embargo, también es importante pensar si algunos participantes podrían sentirse incómodos con determinados procesos, por ejemplo, si tienen problemas de movilidad que les impiden poder participar. Los enfoques de facilitación que describimos en la siguiente sección han sido probados con los encargados nacionales de formular políticas de diversos entornos y nos ayudaron a conseguir los objetivos fijados por los FTE de la Red Global del PNAD.

Figure 2: Etapas en la creación conjunta de conocimientos durante una facilitación.

Reproducido de la guía Gather: The Art and Science of Effective Convening

7. Supervisión y evaluación del impacto: ¿cómo sabrá si fue un éxito?

Por último, uno de los aspectos de la facilitación efectiva que se ignora o se utiliza poco con más frecuencia es la supervisión y evaluación (S&E) para hacer un seguimiento de los impactos a corto y más largo plazo de su evento. Cuando pensamos en la supervisión y evaluación del evento, por lo general, pensamos en un formulario de opinión por escrito enviado al final de un evento, pero la supervisión y evaluación efectiva implica mucho más que esto. Kirkpatrick (1996) describe cuatro niveles de evaluación que podemos utilizar en las intervenciones, como las capacitaciones, y que también puede ser útil tener en cuenta para la evaluación de un evento. Los niveles, en orden creciente de impacto, abarcan la reacción (ante el evento), el aprendizaje, los cambios en la conducta y los resultados (en términos de los resultados específicos de más largo plazo). La siguiente tabla se basa en estos niveles y ofrece una descripción de las actividades de S&E que se pueden llevar a cabo durante un evento: desde la planificación previa hasta el análisis posterior al evento.

Antes del evento

Establezca las bases de referencia de S&E. Estas deben estar alineadas con los objetivos del evento e incluir las siguientes preguntas: ¿Cuáles son las expectativas de los participantes acerca del evento? ¿Cuál es su nivel actual de conocimientos o confianza respecto del tema del evento? ¿A qué personas del salón ya conocen o con quiénes colaboraron?

Enfoques sugeridos: Encuestas o entrevistas previas al evento.

Durante el evento

Supervise si el evento se está desarrollando de acuerdo con las expectativas y evalúe con los participantes, los facilitadores y los organizadores el nivel de participación de los participantes, así como el interés percibido en cuanto al contenido y los debates. Emplee esta información para corregir el rumbo del evento de un día a otro.

Enfoques sugeridos: Las evaluaciones rápidas pueden incluir pedirles a los participantes que resuman el día con una palabra, realizar una clasificación humana del evento (los participantes forman una línea y se ubican en función de los sentimientos que tengan: del más positivo al menos positivo) o responder formularios breves de opinión, como “una de las cosas que me gustó de hoy; una de las cosas que sentí que hoy faltó”. Analice si debe hacer cambios en la agenda de acuerdo con las respuestas recibidas.

Inmediatamente después del evento

Utilice evaluaciones posteriores al evento para recabar las primeras impresiones de los participantes y documentar sus expectativas sobre cómo el evento servirá de base para las ideas y medidas futuras. Si bien no se puede evaluar con exactitud la plena repercusión de los eventos inmediatamente después de su finalización, es útil averiguar cuáles fueron las primeras reacciones ante la pertinencia del contenido y los debates, así como sobre la opinión de los participantes respecto de su aprendizaje. El aprendizaje puede incluir los conocimientos, las habilidades o las actitudes que pudieron haber cambiado.

Enfoques sugeridos: Recomendamos recopilar siempre esta información mientras los participantes aún se encuentran en el lugar. Esto garantiza un índice de respuesta más alto. Los cuestionarios pueden servir, pero solo cuando los participantes participan en acciones colectivas (un proyecto o una organización, por ejemplo). Lograr que los participantes compartan sus medidas previstas de seguimiento puede ser un método útil para mantener el impulso creado después del evento. Los exámenes a posteriori son un proceso valioso para estructurar las reflexiones de los facilitadores y anfitriones inmediatamente después del evento. Documente estos exámenes y asegúrese de revisarlos antes de su próximo evento.

Seguimiento de mediano y largo plazo

Muy a menudo, nos olvidamos de hacer un seguimiento de los participantes para verificar si pudieron llevar a cabo sus acciones previstas. Este es un paso importante, en especial, cuando los eventos son parte de un proceso de cambio más amplio, como describimos en esta guía. Revisar las acciones previstas con los participantes 2 o 3 meses después del evento puede también servirles como recordatorio de sus planes, que a veces pueden quedar en el olvido cuando retoman su ajetreada actividad en la oficina.

Enfoques sugeridos: Las entrevistas breves de seguimiento son la manera ideal de volver a conectar con los participantes, debatir los resultados a más largo plazo derivados del evento y ver qué tipo de apoyo puede ayudarlos a impulsar sus acciones planificadas. Por otra parte, pueden ser una herramienta valiosa de aprendizaje para lograr que los eventos futuros tengan una mayor repercusión.